Vrijwilligerswerk doen? Voorkom problemen met de fiscus

9,2% van onze landgenoten van 15 jaar en ouder doet vrijwilligerswerk. Dat is goed voor zo'n 866.000 Belgen, blijkt uit de meest recente studie (2019) in opdracht van de Koning Boudewijnstichting.

Vrijwilligerswerk betekent dat er per definitie geen loon tegenover uw inspanningen staat. Maar als vrijwilliger kan u soms wel rekenen op een compensatie als u uitgaven doet die verband houden met uw vrijwilligerswerk. Bijvoorbeeld als u uit eigen zak inkopen doet voor een pannenkoekenslag. Of als u met uw wagen minder mobiele mensen naar hun familie voert.

Elke vereniging die een beroep op vrijwilligers doet, is bij wet verplicht om u voldoende te informeren of en hoe kosten vergoed worden. Een vereniging kan u op 2 manieren compenseren.

1. Vergoeding voor de vrijwilliger op basis van werkelijk gemaakte kosten

U koopt bijvoorbeeld 20 paar nieuwe sokken voor het jeugdteam waarvan u de trainer bent? Zolang u een bewijs kan voorleggen (factuur of kasticket), dan betaalt de vereniging u dat bedrag terug - in lijn met de gemaakte afspraken. Of dat nu 10 euro of 10.000 euro is per jaar, er is in regel geen limiet aan het bedrag. Let evenwel op met hoge bedragen: in geval van controle is het moeilijker om aan te tonen dat het om de terugbetaling van kosten gaat en niet om loon waardoor de fiscus de terugbetalingen als inkomen kan beschouwen.

Een auto- en/of fietsvergoeding is ook mogelijk. Voor wagens, moto’s en bromfietsen bedraagt die 0,3707 euro/km (van 1 juli 2021 tot 30 juni 2022); deze vergoeding is fiscaal vrijgesteld. Vóór 1 juli 2021 was dat 0,3542 euro/km. Opgelet: voor verplaatsingen met een wagen van de organisatie is er geen vergoeding. Een fietsvergoeding is fiscaal vrijgesteld tot maximum 0,24 euro/km. Voor verplaatsingen met het openbaar vervoer kan u aan de hand van het vervoersbewijs het hele bedrag terugvragen. Voor verplaatsingen te voet zijn er geen vergoedingen.

De vergoedingen die u ontvangt voor werkelijk gemaakte kosten of voor verplaatsingskosten moet u niet aangeven in uw belastingbrief. Er zijn dus geen sociale bijdragen op verschuldigd.

2. Forfaitaire kostenvergoeding voor de vrijwilliger

Een andere optie is een forfaitaire vergoeding. U krijgt dan een vergoeding ongeacht of uw werkelijke kosten hoger of lager zijn. U hoeft ook geen bewijsstukken bij te houden voor de vereniging waar u vrijwilligerswerk doet of in geval u controle krijgt van de belastingdienst. In tegenstelling tot een vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten zijn hier echter wél maxima aan verbonden. Voor 2021 bedraagt het maximum 35,41 euro per dag én 1.416,16 euro per jaar. Dat betekent dat u in 2021 hoogstens 40 dagen vrijwilligerswerk kan doen met een maximale forfaitaire kostenvergoeding.

Bepaalde vrijwilligers kunnen in 2021 een verhoogde onkostenvergoeding ontvangen:

Vrijwilligers in de sportsector (sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, scheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden) kunnen een kostenvergoeding tot 35,41 euro per dag en 2.600,90 euro per jaar ontvangen.
Vrijwilligers in dag- en nachtopvang van hulpbehoevende personen kunnen een kostenvergoeding tot 35,41 euro per dag en 2.600,90 euro per jaar ontvangen.
Vrijwilligers bij het niet-dringend liggend ziekenvervoer kunnen een kostenvergoeding tot 35,41 euro per dag en 2.600,90 euro per jaar ontvangen.
Vrijwilligers in de vaccinatiecentra kunnen een kostenvergoeding tot 35,41 euro per dag en 541 euro per jaar ontvangen.

Krijgt u een forfaitaire kostenvergoeding, dan kunnen daarbovenop ook de vervoerskosten beperkt terugbetaald worden volgens een forfait (0,3707 euro/km voor verplaatsingen met de auto, en tot 0,24 euro/km voor fietsverplaatsingen). Het maximum dat u bovenop de forfaitaire kostenvergoeding kan krijgen, is 2.000 km vervoerskosten. Als u als vrijwilliger regelmatig personen vervoert, geldt deze beperking voor u niet.

Wat als u bij meerdere organisaties aan vrijwilligerswerk doet?

Als u vrijwilligerswerk doet bij verschillende organisaties, dan moet u zich houden aan één systeem van kostenvergoedingen én aan de maximum bedragen.

De maximumbedragen gelden voor al het vrijwilligerswerk samen van één vrijwilliger, niet per organisatie. Stel dat u vrijwilligerswerk doet bij een hobbyclub, en vrijwilligerswerk bij de Voedselbanken. Als u bij de ene dit jaar een forfaitaire vergoeding ontvangt van 700 euro, en bij de tweede een forfaitaire vergoeding van 800 euro, dan overschrijdt u de jaarlijkse maxima. In dat geval moet u het volledige bedrag van uw vergoedingen opnemen in uw belastingaangifte, en wordt u hierop in regel volledig belast.

U mag ook de forfaitaire en werkelijke kostenvergoeding niet dooreen gebruiken: ofwel ontvangt u een vast bedrag, ofwel krijgt u de kosten die u kan bewijzen. Zorg ook dat u nooit over het maximum van 2.000 km gaat voor vervoerskosten, als u een forfaitaire kostenvergoeding krijgt. Stel dat u vrijwilligerswerk doet bij een sportclub, en vrijwilligerswerk bij een kinderopvang. De sportclub werkt met een forfait, en bij de kinderopvang kan u de werkelijke kosten aangeven. In dat geval zal u ofwel voor de vergoeding van de sportclub, ofwel voor de vergoeding van de kinderopvang moeten kiezen. Een oplossing kan dan zijn om gewoonweg geen kosten te maken voor de kinderopvang, en eventuele aankopen door de verantwoordelijke te laten doen.

Volgt u de regels niet, dan loopt u het risico om belastingen op alle ontvangen vergoedingen te betalen.

Wat als u geschenken ontvangt voor uw vrijwilligerswerk?

Occasionele geschenken voor vrijwilligers worden niet verrekend in de maximumbedragen voor forfaitaire kostenvergoedingen, als de regels correct worden nageleefd. Dit zijn dezelfde regels die van toepassing zijn voor werknemers:

Ze worden toegekend ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar. Het jaarlijkse bedrag mag niet meer zijn dan 40 euro, vermeerderd met 40 euro voor elk kind ten laste.
Ze worden toegekend naar aanleiding van een eervolle onderscheiding. Het jaarlijkse bedrag mag niet meer zijn dan 120 euro.

Kan u uw uitkering verliezen door vrijwilligerswerk?

In regel kan u nooit een uitkering of een deel ervan verliezen als u een kostenvergoeding ontvangt en in orde bent met de regels (zie boven). Het kan zijn dat u wel de toestemming nodig heeft om vrijwilligerswerk te doen van de RVA, een dossierbeheerder van het OCMW of een adviserend geneesheer van de mutualiteit. Twijfelt u of u die toestemming nodig hebt? Vraag het dan zeker na. Als u de regels niet volgt, kan het zijn dat u toch (een stuk van) uw uitkering verliest.

Let op: de regeling voor een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding voor vrijwilligerswerk in de sportsector (2.600,90 euro per jaar in plaats van 1.416,16 euro per jaar) geldt niet als de vrijwilliger een uitkering ontvangt van de RVA, OCMW, …

Tot slot: de kostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun kostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.